Qu’est-ce qu’un logiciel de caisse ?

Un logiciel ou système de caisse est un système informatique qui dispose d’une fonctionnalité de caisse, c’est-à-dire qu’il permet d’enregistrer extra-comptablement les paiements associés aux ventes et prestations de services du professionnel et les garder en mémoire. Ces opérations ne génèrent pas nécessairement d’écritures comptables. Les données concernées sont donc celles qui participent directement ou indirectement à une transaction, sur une vente ou une prestation de service.

A noter :

Le dispositif concerne tout assujetti à la TVA. Tout particulier qui pratique du e-commerce n’est pas concerné par cette obligation dès lors qu’il n’est pas assujetti à la TVA.

Lire aussi : Certification des logiciels de caisse : êtes-vous concerné ?

Quelles sont les obligations prévues par la loi ?

La loi n’impose pas aux commerçants de s’équiper d’un logiciel ou système de caisse. En revanche, elle impose que les commerçants équipés de ces logiciels ou systèmes obtiennent une certification de conformité, délivrée par un organisme accrédité ou l’attestation individuelle de l’éditeur pour le logiciel de caisse utilisé. A noter qu’il incombe au professionnel de faire la demande du certificat de conformité à son fournisseur, celle-ci n’étant pas fournie automatiquement avec le logiciel de caisse.  

Cette certification a pour objectif de prouver que les équipements utilisés respectent les conditions suivantes :

  • condition d’inaltérabilité : le logiciel utilisé doit permettre d’enregistrer toutes données relatives aux règlements sans qu’elles puissent être altérées ;
  • condition de sécurisation : le logiciel doit être en mesure de sécuriser les données d’origines, toutes modifications éventuelles et pièces justificatives ;
  • condition de conservation : le logiciel doit enregistrer et clôturer les données sur une période donnée
  • condition d’archivage : le logiciel doit prévoir une période d’archivage où les données sont figées et datées avec un dispositif technique garantissant l’intégrité des informations.

Dans certains cas, les équipements utilisés par les commerçants sont déjà en accord avec la réglementation. Pour ces derniers, une simple mise à jour ainsi qu’un certificat de conformité du fournisseur seront suffisants pour être en conformité avec la loi.

Concernant les logiciels multifonctions (comptabilité/gestion/caisse), seules les fonctions caisse enregistreuse/encaissement, et non l’ensemble du logiciel, devront être certifiées.